Admin Assistant (CE Scheme)

Vi rekrutterer en administrativ assistent til vores festivalkontor! Hvis du er berettiget til en Community Employment Scheme (CE-ordningen) og leder efter en spændende stilling, så er du det rette sted.

Cork International Choral Festival søger en Admin Assistant. Ansøgningsoplysninger og jobbeskrivelse kan findes på JobsIreland.ie

Berettigelse til at deltage på CE er generelt knyttet til dem, der er 21 år eller derover, og som modtager en kvalificerende socialsikringsydelse i 1 år eller mere eller 18 år og derover for visse dårligt stillede grupper. Din berettigelse skal verificeres af afdelingen.

Slutdato: 13. marts 2023

Job beskrivelse

Pligter
Dette er en udviklingsmulighed, ingen erfaring nødvendig. Der vil blive givet akkrediteret uddannelse for at understøtte din karriere.

Reception
• Besvar almindelige telefonforespørgsler på en professionel og høflig måde
• Direkte telefonhenvendelser til de relevante medarbejdere
• Svar på generelle informationsanmodninger med de nøjagtige oplysninger
• Hils på kunder/leverandører/besøgende i organisationen på en professionel og venlig måde

Kontoradministration
• Brug computerens tekstbehandlings-, regnearks- og databasesoftware til at udarbejde rapporter, notater og dokumenter
• Sortere indgående post og kurerleverancer til distribution
• Forberede og sende udgående post- og kurerpakker
• Videresend indgående generelle e-mails til den relevante medarbejder
• Videresend voicemail fra den generelle postkasse til den relevante medarbejder
• Køb, modtag og opbevar kontorartiklerne, så det sikres, at grundlæggende forsyninger altid er tilgængelige
• Kode og arkiver materiale i henhold til de etablerede procedurer
• Opdatere og sikre nøjagtigheden af organisationens databaser
• Sikkerhedskopier elektroniske filer ved hjælp af korrekte procedurer
• Yde sekretær- og administrativ støtte til ledelsen og andet personale
• Lave rejser, møde og andre arrangementer for personalet
• Koordinere vedligeholdelse af kontorudstyr