Asistente de administración (Esquema CE)

¡Estamos reclutando a un asistente administrativo para que se una a nuestra oficina del festival! Si es elegible para un Esquema de Empleo Comunitario (Esquema CE) y está buscando una posición emocionante, entonces está en el lugar correcto.

El Festival Coral Internacional de Cork está buscando un asistente administrativo. Los detalles de la aplicación y la descripción del trabajo se pueden encontrar en JobsIreland.ie

La elegibilidad para participar en CE generalmente está vinculada a aquellos que tienen 21 años o más y reciben un pago de bienestar social calificado por 1 año o más o 18 años o más para ciertos grupos desfavorecidos. Su elegibilidad tendrá que ser verificada por el Departamento.

Fecha de cierre: 13 de marzo de 2023

Descripción del trabajo

Deberes
Esta es una oportunidad de desarrollo, no se necesita experiencia. Se proporcionará capacitación acreditada para apoyar su carrera.

Recepción
• Responder consultas telefónicas generales de manera profesional y cortés
• Consultas telefónicas directas a los miembros del personal correspondientes
• Responder a las solicitudes de información general con la información precisa
• Recibir a los clientes/proveedores/visitantes de la organización de manera profesional y amable

Administración de oficina
• Utilizar programas informáticos de procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos para preparar informes, memorandos y documentos
• Clasificar el correo entrante y las entregas de mensajería para su distribución
• Preparar y enviar correo saliente y paquetes de mensajería.
• Reenviar correos electrónicos generales entrantes al miembro del personal apropiado
• Reenviar el correo de voz desde el buzón general al miembro del personal correspondiente
• Comprar, recibir y almacenar los suministros de oficina asegurándose de que los suministros básicos estén siempre disponibles
• Codificar y archivar material de acuerdo a los procedimientos establecidos
• Actualizar y asegurar la exactitud de las bases de datos de la organización
• Copia de seguridad de los archivos electrónicos utilizando los procedimientos adecuados
• Proporcionar apoyo administrativo y de secretaría a la gerencia y otro personal
• Hacer viajes, reuniones y otros arreglos para el personal
• Coordinar el mantenimiento de los equipos de oficina